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东北财经大学学生档案管理规定

2005年09月15日


(2005年9月2日印发)

 

为适应我校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案的安全,充分发挥学生档案在学生管理工作的作用,根据教育部《普通高等学校档案管理办法》,特制定《东北财经大学学生档案管理规定》(以下简称“本规定”)。

第一条 适用范围

本规定适用于我校普通高等教育本科学生以及高等职业技术教育学生档案管理。

第二条 材料立卷归档范围

(一)高考档案材料

1.高中毕业生登记表;

2.高考成绩;

3.高考报名登记表;

4.家庭情况调查表;

5.高考体检表;

6.高考政治审查表;

7.体育达标登记卡;

8.社会实践登记表;

9.其它应归档的高考档案材料。

(二)大学档案材料

1.高等学校入学登记表;

2.学生综合素质测评表;

3.学生学籍异动登记表;

4.高等学校毕业生登记表;

5.学习成绩表;

6.毕业生体检表;

7.党团组织材料(包括入团材料、思想汇报、入党申请书、入党志愿书、外调材料和转正申请书等);

8. 有关奖惩材料;

9. 就业通知书;

10. 档案转递单;

11. 其它材料。

第三条 材料立卷归档要求

1.对装档材料的内容要认真进行审查,要求准确、清楚,并注明材料形成的时间。

2.属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,必须有单位公章和本人签字。

3.其他应归档材料,在材料形成之后,应立即立卷归档。

4.学习成绩单、高等学校毕业生登记表、高等学校毕业生体检表、高等学校毕业生鉴定材料、奖惩材料等毕业前由学生处组织各院(系)统一装档,并及时将毕业生档案转寄到接收单位或地区。

5.归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写,不得交送复印件。

6.凡属已归档材料,任何人不得擅自剔除。

第四条 档案的保管

1.学生档案要由院、系按专业、班级统一管理。

2.对于退学、死亡学生档案应及时登记、保存。

3.学校相关部门归档材料,要及时立卷。

4.要加强防盗、防火工作,预防丢失、损毁事故的发生。

5.归档材料必须按本规定的程序办理各项立卷手续,要做到完整真实,文字清楚,手续齐备,认真审核。

6.对移交的立卷材料必须进行登记。

第五条 档案的利用

1.因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要,党委组织部门、团委和各院(系)党政负责人可登记后查(借)阅学生档案;因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,必须持单位党务介绍信和本人身份证,经学生处审批,方可查阅档案材料。

查阅档案应严格保密。

2.学生档案不得外借。确因工作需要借出时,应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管,借出时间一般不得超过3天,若情况特殊需延期的,应补办借阅手续。查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改;未经批准不得复制。

归还时,管理人员要逐一核对档案材料。

第六条 档案的转递

1.学生毕业离校时,所有需要归档的材料要及时立卷;毕业学生档案应通过机要通信部门转递,不得公开邮寄,不得自带。

2.寄出档案因地址不详等原因退回学校的,学校由专人负责免费保管一年。

3.休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理;开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料发回学生户籍所在地。

第七条 遗失档案的补办

(一)档案补办范围:

1977年恢复高考招生以后录取的普通本专科、高职学生档案材料。

(二)档案补办项目:

1.高校毕业生登记表;

2.党、团组织材料证明;

3.在校期间奖惩材料证明;

4.学生成绩登记表。

(三)档案补办程序

1.本人提交书面申请;

2.出示《毕业证书》原件及单位介绍信;

3.填写《东北财经大学补办学生档案审批表》(一式二份),凭审批表到学校档案科复印考生录取名册,并履行各项手续;

4.学生处审批后,到有关院(系)以及相关部门办理有关材料;

5.补办学生档案手续材料由学生处保管、存档。

第八条 其它

1.本规定由东北财经大学学生处负责解释。

2.本规定自颁布之日起施行。